Wat betekent Project Management Software?

Project management software is software die wordt gebruikt voor de projectplanning, verdeling van resources en change management. Het stelt projectmanagers, stakeholders en gebruikers in staat om de kosten te beheersen, budgettering beter te beheren, kwaliteitsmanagement goed mogelijk te maken en natuurlijk voor documentatie binnen een project. Project management software wordt daarom gebruikt voor de samenwerking en communicatie tussen de betrokkenen bij het project.

Waarom Project Management systemen

Een lastige ontwikkeling voor zakelijke dienstverleners is dat de duur van projecten kleiner en de complexiteit alleen groter wordt. Dit zorgt er voor dat er steeds minder ruimte is om fouten te maken tijdens het project of inefficiënt te werken. Deze ontwikkeling heeft geleid tot een sterkere behoefte aan geautomatiseerde oplossingen. Project management systemen geven een betere grip op kostenbeheersing, tijdige oplevering kwaliteit. Het project management functionaliteit binnen PSA oplossingen stelt managers in staat om real time inzicht te krijgen in de huidige status van het project.

Hoe kiest u een Project Management Software

U heeft besloten dat automatiseren van project management voor u zin heeft. Maar wat bedoelt u hier precies mee? Wilt u de samenwerking tussen teamleden verbeteren? Of vooral inzicht krijgen in voortgang van projecten? Zorgen dat budgeten van projecten niet worden overschreden?

De definitie van "projectmanagement systeem" varieert sterk, en uw behoeftes zijn afhankelijk van uw project, uw team en uw stijl van leidinggeven. Wij onderscheiden vijf onderdelen waar project management systemen organisaties meestal ondersteunen.

Project planning

Een projectmanager (PM) kan het systeem gebruiken om schema’s met mijlpalen en de tijdsplanning visueel te presenteren. Zo is het voor alle betrokkenen duidelijk hoe de voortgang van het project verloopt en of het waarschijnlijk is dat de gestelde deadlines worden gehaald.

Taak beheer

Dit heeft alles te maken met het beheren van taken binnen een project. Taak beheer software kan de productiviteit verhogen door het opzetten en verdelen van taken, deadlines en statusrapporten. Zo kan een status en prioriteit worden gegeven aan een taak. Een nieuwe belangrijke ontwikkeling is dat taken nu alleen nog aan werknemers worden toebedeeld waar zijn zelf expertise in hebben.

Samenwerking en delen van documenten

De productiviteit wordt verhoogd door middel van een centrale opslagplaats voor documenten die toegankelijk zijn voor de betrokkenen bij het project.

Delen van agenda en contacten

Bij een project zijn er altijd een grote hoeveelheid geplande vergaderingen, gezamenlijke activiteiten en gedeelde contacten. Door de contacten en agenda’s binnen een project gezamenlijk te beheren wordt samenwerking gefaciliteerd.

Time Tracking

Om omzetverlies te voorkomen is het cruciaal dat de gewerkte tijd wordt bijgehouden en kan worden gefactureerd. Time tracking software stelt gebruikers in staat om de tijd die zij hebben besteed aan een activiteit te registreren. Time tracking kan de productiviteit van werknemers verhogen doordat bedrijven goed inzicht krijgen welke processen te veel tijd kosten. Ook is het bijhouden van deze gegevens erg belangrijk voor het accuraat en vooral volledig factureren van de gewerkte uren.