Project planning software
Het maken van een projectplan is een van de eerste dingen die u moet doen wanneer een project gaat worden uitgevoerd. Nog te vaak zijn bedrijven te ongeduldig en slaan deze fase over. Ze gaan direct met het project aan de slag en zullen daardoor vaak een suboptimaal resultaat behalen.
Door vast te houden aan een projectplan besparen bedrijven geld, tijd en energie. Het projectplan helpt u om te bepalen wat uw doel is, wat er moet gebeuren en op welke manier het project zo effectief mogelijk kan worden afgerond.
De introductie van een nieuwe dienst. Dit kan erg complex zijn en de resultaten moeten kunnen worden geëvalueerd op basis van meetbare “deliverables”. Daarnaast zullen de beschikbare budgeten en andere middelen goed moeten worden verdeeld en in de gaten worden gehouden. Als laatste, wellicht de meest belangrijke, moet er in de gaten worden gehouden of de kosten en de tijd die besteed is niet uit de hand lopen. Alleen dan kan u er zeker van zijn dat u een mooie ROI haalt op zulke projecten. Om u met zo een project planning te helpen, zijn er veel project planning systemen op de markt.
Waarom dan een software voor Project Planning
Op basis van drie speerpunten opereren de meeste project planning software. De prestaties van het gehele project wordt gemeten door de scope, planning en kosten.
De scope is van het project is wellicht het belangrijkste onderdeel van een projectplan. Hierin staat omschreven wat er daadwerkelijk moet gebeuren binnen het project. Dit gaat verder dan alleen het afspreken van het einddoel van het project. Het omvat ook zaken als: zakelijke behoeften, het toepassingsgebied en de voordelen van de voltooiing van het project. Het kan worden gezien als een contract tussen de projectmanager en de belanghebbende partijen. Deze “scope” kan niet zo maar worden aangepast. Hier is toestemming voor nodig van alle stakeholders.
Zodra er in de “scope” overeenstemming is over de project deliverables, moeten deze worden verwerkt in een “work breakdown structure” (WBS). WBS is een hiërarchische ontleding van het project in fasen, deliverables en werktaken. In een project wordt de WBS opgezet door te beginnen met het einddoel en achtereenvolgens terug te werken in kleinere onderdelen in termen van grootte, duur, en verantwoordelijkheid. Hier zorgen project planning software dus voor een duidelijk overzicht welk werk wanneer gedaan moet worden. Door van achter naar voren te werken kan vaak de meest efficiënte manier van werken worden ontdekt. Per onderdeel binnen de WBS moet vervolgens ook budget worden vrijgemaakt. Tijdens de voortgang van het project zal dan steeds de daadwerkelijk gemaakte kosten moeten worden ingevoerd door de projectleden zodat deze kunnen worden vergeleken met de ingeschatte kosten.
Aan de hand van deze drie pijlers evalueert men of het project zich volgens schema en budget ontwikkeld. Project managers moeten duidelijk weten door wie welk werk gedaan moet worden. Zij horen zich bewust te zijn van de beslissingen van elke stakeholder (medewerkers, externe leveranciers en klanten). Project planning software kan hier erg goed bij helpen.
De voordelen van Project Planning Software in het kort
- Altijd inzicht in het project door middel van real-time rapportages
- Duidelijk welke teamleden welke verantwoordelijkheden helpen
- Duidelijke toewijzing van taken aan teamleden met deadlines
- Makkelijk in de gaten houden of het project binnen budget wordt afgeleverd