Fraudeerde SAP bij productdemonstraties

In 2005 begonnen de problemen met Waste Management. Zij zochten een nieuwe oplossing voor het revenue management systeem. SAP gaf een productdemonstratie van een product die uitermate geschikte zou zijn en precies kon voldoen aan de wensen van Waste Management. De implementatie zou volgens SAP binnen 18 maanden volledig kunnen worden afgerond.

Nog voordat de inkt op de contracten was opgedroogd begonnen de eerste problemen. Het implementatieteam van SAP merkte direct dat er grote verschillen waren in de mogelijkheden en functionaliteit van het ERP systeem en de wensen van Waste Management. Uiteindelijk zou SAP aan Waste Management hebben duidelijk gemaakt dat als alle wensen moesten worden vervuld, er een nieuwe applicatie ontwikkeld moest worden special voor Waste Management. De opleverdatum werd verplaatst naar eind 2010, een grove overschrijding van de termijn van 18 maanden.

Dit was juist een van de redenen waarom Waste Management voor SAP koos en niet voor andere aanbieders. Niet alleen zou deze ontwikkeling veel meer tijd en geld kosten, maar een nieuw systeem brengt altijd kinderziektes met zich mee. Waste Management wilde dit risico juist vermijden door een systeem te kiezen dat niet eerst ontwikkeld moest worden. Waste Management was woedend en ging zelf zo ver om SAP te beschuldigen van Fraude tijdens de productdemonstraties. Het zou op de hoogte zijn van het feit dat de bestaande SAP oplossing niet zou voldoen aan de gestelde eisen. Tijdens de productdemonstratie werd er echte data van Waste Management gebruikt. SAP zou een “fake” oplossing hebben gepresenteerd waarbij inderdaad alle data moeiteloos kon worden beheerd. Hoewel dit niet erg is als daar eerlijk wordt gezegd dat dit systeem nog niet klaar is maar in de toekomst ontwikkeld kan worden, presenteerde SAP dit als een echt goed werkend systeem. Als deze beschuldigingen waar blijken te zijn dan is dat fraude wat in de meeste landen wordt gezien als een misdrijf.

SAP is het er niet mee eens

SAP reageerde direct op de klachten van Waste Management en opende op haar beurt het vuur. Het verwierp de claims op basis van dat Waste Management. Volgens SAP begreep Waste management dat er geen garantie kon worden gegeven dat de software aan alle bedrijfswensen kon voldoen en ging zij hier ook mee akkoord.

Daarnaast klaagde SAP dat Waste Management contractuele verplichtingen niet na kwam. Dit ging voornamelijk om de gebrekkige informatievoorziening betreft de wensen en eisen die het bedrijf aan het systeem stelde. Hierbij ook gesteld dat Waste Management niet genoeg capabele medewerkers en managers op plek had om het project tot een goed einde te brengen. Het is overigens interessant om te vermelden dat tijdens dit soort rechtszaken bijna altijd dit argument wordt gevoerd. Als laatste zou Waste Management niet goed genoeg data vanuit het vorige systeem kunnen aanleveren.

Lessen voor de toekomst: Let scherp op bij de productdemonstraties

Dit is een uitzonderlijk voorbeeld waarbij de implementatie van ERP bij zakelijke dienstverleners mis gaat. Als de beschuldigingen daadwerkelijk waar blijken te zijn, is het ernstige fraude aan de kant van SAP. Toch kan het lonen om goed voorbereid te zijn tijdens de productdemonstraties. Verkopers hebben immers maar één doel: hun product aan de man brengen. Vanzelfsprekend zullen tekortkomingen onderbelicht worden en veel aandacht worden besteed aan een mooi presentatie.
Dit hoeft niet meteen frauduleus te zijn. Zorg dus dat er kritische vragen kunnen worden gesteld en dat er voldoende technische mensen aanwezig zijn die ook dóór kunnen vragen wanneer er een vaag antwoord wordt gegeven. Het mooiste is als echte bedrijfsdata kan worden gebruikt voor de productdemonstratie, al heeft dat duidelijk bij dit voorbeeld geen oplossing geboden. Ook zullen weinig leveranciers bereid zijn om uw bedrijfsdata te gebruiken als zij niet denken een enorm project binnen te kunnen slepen. Als u dus aan een klein of middelgroot systeem zoekt zal dit niet vaak een optie zijn.

Toch is het ten alle tijden belangrijk om glashelder te zijn wat er van een systeem wordt verwacht. Bij dit soort rechtszaken verdedigen leveranciers en implementatiepartners vaak met argumenten dat zij verkeerde of onvolledige informatie hebben gekregen. Neem de tijd om alles goed op papier te zetten. Het tweede argument wat (echt heel) vaak wordt gebruikt is dat de betrokken teamleden incompetent waren. Dit is te voorkomen door tussentijds te evalueren en te vragen of de leverancier meer resources nodig heeft. Het is dan sneller op te merken wanneer iets fout gaat en dan kan in een rechtszaak dit argument niet “met de haren bij worden gesleept”.