Het juiste project managment systeem
Project management software kan een nuttig hulpmiddel voor het in de gaten houden van project milestones, takenlijsten en het plannen van vergaderingen tussen de leden van het team zijn. Het kiezen van het juiste programma (en de nodige toeters en bellen) voor uw bedrijf is niet eenvoudig.
Niet ieder bedrijf begint altijd met een geavanceerd Project Management systeem. Kleine bedrijven beginnen meestal met spreadsheets, gevolgd door een online tool zoals Google documenten, alvorens op zoek naar meer omvattende en geavanceerde project management systemen.
Heeft u project een Project Management Systeem nodig?
Er zijn drie kwesties die bedrijf zou moeten overwegen bij de beslissing of er een project management systeem zou moeten worden aangeschaft.
- Werkt uw bedrijf projectmatig?
- Heeft u meer dan vijf leden van het projectteam?
- Maakt u gebruik van meerdere spreadsheets om uw werk in kaart te brengen, kosten te registreren, de status van de werkzaamheden te volgen of factuurspecificaties te noteren?
Als u deze vragen bevestigend kan beantwoorden is de kans erg groot dat u veel voordeel haalt uit een Project management systeem. Dit systeem werkt met een centrale database, waardoor alle projectleden relevante informatie van elkaar kunnen inzien. Zaken als project rapportage, inzicht in de project pipeline, het monitoren van projectkosten en effectief samenwerken worden gefaciliteerd door het juiste Project Management Systeem.
Waar moet u op letten?
Welk project management systeem voor u het beste is hangt erg af van verschillende factoren.
Compatibiliteit met andere software
Dit lijkt een wellicht een factor dat nog al voor de hand ligt. Toch zijn er zeer veel bedrijven die niet goed nadenken over de manier waarop een project management systeem binnen hun IT infrastructuur gebruikt gaat worden. Natuurlijk is het altijd mogelijk om het onafhankelijk te gebruiken van andere systemen. Dat is echter niet aan te raden. Als een project management systeem kan worden geïntegreerd in een Enterprise Resource Planning systeem dan kunnen bedrijven van veel krachtige voordelen profiteren.
Kosten en functionaliteit
De kosten en mogelijkheden van verschillende project management systemen liggen erg uit. De kosten kunnen lopen van een paar euro in de maand tot duizenden euro’s. Vanzelfsprekend zijn de meer geavanceerde systemen duurder. Het is dus erg belangrijk om na te denken welke functionaliteiten voor uw organisatie belangrijk zijn.
Meegroeien van het systeem
Zorg ook dat u veranderingen in de toekomst in ogenschouw neemt en dat het project management systeem als het ware met u kan meegroeien. Het wennen aan een project management systeem kost altijd enige tijd en energie. Als een systeem met uw organisatie kan “meegroeien” dan hoeft u niet iedere keer van oplossing over te stappen. Er zijn leveranciers van oplossingen waar een “basisproduct” kan worden uitgebreid. Deze modulaire oplossingen helpen u wanneer u besluit meer functionaliteiten te willen gebruiken van uw project management systeem.
Mogelijkheden en Gebruiksgemak
Er is een algemene relatie tussen de mogelijkheden van een project management systeem en het gebruiksgemak. Veel project management tools die minder geavanceerd zijn hebben veel aandacht voor gebruiksgemak. Als u een te ingewikkeld Project Management Systeem (met te veel onnodige functionaliteiten) in gebruik neemt dan kan dit tot frustraties leiden bij de gebruikers.