Met ERP het aantal facturabele uren verhogen

Voor zakelijke dienstverleners staat het aantal gefactureerde uren gelijk aan de omzet. Het is misschien wel de meest belangrijke factor voor succes van uw onderneming. Als het percentage facturabele uren hoog ligt, dan weet u dat er zeer efficiënt wordt gewerkt en dat uw personeel niet te veel bezig is met administratie of andere randzaken. Om de kwaliteit van uw dienstverlening hoog te houden, is het ook belangrijk dat de juiste mensen aan de juiste projecten werken. Dit zorgt voor een verhoging van de productiviteit, wat weer zorgt dat projecten binnen de afgesproken termijn en budget kunnen worden opgeleverd.

Factoren die zorgen dat het percentage van gewerkte uren snel daalt zijn: slechte planning, te weinig werk, onzorgvuldige budgettering, te veel hooi op de vork nemen (waardoor er te veel wordt gewerkt voor het aantal verkochte uren) etc.

Een Enterprise Resource Planning systeem kan helpen met een verbeterde capaciteitsplanning waardoor veel van deze problemen worden voorkomen. Het kan een snel inzicht geven in de huidige bezetting van de capaciteit, wat er in de project backlog zit en wat voor werk nog kan worden aangenomen. Door zorgvuldig data over projecten te beheren wordt het ook duidelijk wat de sterkere, en minder sterke punten zijn van de consultants die bij uw in dienst werken. Als dit allemaal in kaart is, kunt u zorgvuldige planningen maken. U kunt uit historische data analyseren welke consultants op welke projecten moeten worden gezet. Daarnaast is het mogelijk om een inschatting te maken hoeveel uur u per project bezig bent en hier een realistische planning en offerte voor opstellen. Het lijkt de droom van iedere zakelijke dienstverlener: het aantal facturabele uren en de geleverde kwaliteit is hoog terwijl u alleen projecten aan neemt waar u het meeste rendement op haalt. Alles is perfect… of zien wij hier toch nog iets over het hoofd?

Verantwoording van uren

Hoe goed u ook plant, er zijn altijd verschillen in de verwachtingen van de omzet op het project en het gerealiseerde resultaat. Geplande uren zijn niet gewerkte uren, en gewerkte uren zijn niet per se gefactureerde uren. Een Erp systeem integreert planning, urenregistratie en facturatie. Om een mooi rendement te behalen op projecten moet u kunnen verantwoorden welke activiteiten zijn uitgevoerd. Vooral als er meerdere mensen tegelijkertijd aan een project werken kan dit erg complex worden. Het is dan niet altijd welke werkzaamheden door wie mogen worden gefactureerd. Juist daarom is de integratie van projectmanagement modules, urenregistratie en facturatie in een ERP systeem zo belangrijk. Met een urenregistratie module in de cloud kunnen uw werknemers iedere dag snel updaten waar zij die dag mee bezig zijn geweest. U kunt dit vergelijken met de planning en vervolgens zeer nauwkeurige facturen opstellen. Als er vragen zijn over de facturen dan kunt u precies terughalen wat voor werk er gepland stond, wie er aan heeft gewerkt en hoe veel tijd zij daar bezig mee zijn geweest.