Welke ERP Implementatie strategie kiest u?

ERP-systemen hebben veel potentiële voordelen voor zakelijke dienstverleners. Om een ERP implementatie daadwerkelijk een succes te maken is echter niet eenvoudig. Het is niet waarschijnlijk dat een zakelijke dienstverleners direct alle beschikbare modules van een ERP systeem kan implementeren. Het bepalen welke functies van een ERP systeem precies moeten worden gebruikt is de sleutel tot een succesvolle implementatie.

Veel problemen ontstaan wanneer een nieuw ERP systeem de bestaande systemen overlapt. Er zijn grofweg drie verschillende implementatie strategieën te onderscheiden. Een grote eenmalige overgang naar een nieuw systeem, ook wel een Big Bang Implementatie, een gefaseerde ERP implementatie of een combinatie van deze twee (een parallelle implementatie).

Big Bang strategie

De Big Bang implementatie is een van de meest populair vormen van ERP integratie. Het komt er op neer dat, na een uitgebreide voorbereiding en testfase, alle werknemers tegelijkertijd overgaan op een nieuw systeem. Het oude systeem wordt vanaf de live date niet meer ondersteund, dus er zit wel enig risico aan verbonden. Als het nieuwe systeem niet goed blijkt te werken of de werknemers zijn nog niet klaar voor het gebruik, dan kan dit negatieve gevolgen hebben voor uw omzet. Waarom is deze strategie dan zo populair? Dit komt vooral doordat:

Werknemers hoeven niet met twee systemen te werken. Dit betekent dus géén dubbele data entry.
De “live date” het belang van het nieuwe systeem benadrukt. Het is voor even een topprioriteit binnen een organisatie en daarom is het makkelijker om de aandacht te vragen die zo een nieuw systeem verdient.
De leercurve van het personeel veel steiler is. Hoewel er veel mis kan gaan bij het gebruik in het begin, dwingt de big bang implementatie de werknemers om het systeem snel onder de knie te krijgen. Er is immers geen andere optie.
Er geen overlap is zijn de kosten (als alles goed gaat) lager dan bij andere strategieën. Er hoeft immers maar één systeem betaald en ondersteunt te worden.
Bedrijven zijn bang dat er verwarring ontstaat wanneer er twee ERP systemen tegelijkertijd worden gebruikt.

Gefaseerde Implementatie

In de zakelijke sector kiezen relatief veel bedrijven voor een gefaseerde implementatie. Het nieuwe systeem zal dan in delen worden gebruikt. Er zijn veel verschillende manieren waarop dit geregeld kan worden. Zo kan een implementatie per afdeling, module, kantoor of project worden voltooid. De gefaseerde implementatie is vooral bij zakelijke dienstverleners aan te raden.

Het geeft werknemers meer tijd om te wennen aan een ERP systeem. Als uw werknemers niet goed met een ERP systeem kunnen omgaan dan kan het zijn dat belangrijke date niet door hen wordt ingevoerd, zoals urenregistratie. Data binnen het ERP systeem raakt dan corrupt en dit is vooral schadelijk voor zakelijke dienstverleners. Als een uur niet wordt geregistreerd dan heeft dit één op één negatief effect op de omzet. Ook wanneer een team midden in een project zit, dan is het storend om over te gaan op een nieuw systeem. Het is dan beter om deze teams op het oude systeem de lopende projecten te laten voltooien en pas bij nieuwe projecten het nieuwe ERP systeem te gebruiken.

Parallelle adaptatie

Zoals boven te lezen is, heeft zowel de gefaseerde aanpak als een Big Bang implementatie voordelen en nadelen. Een tussenoplossing is wanneer ten alle tijden twee systemen blijven bestaan. Op deze manier wordt er maximale zekerheid ingebouwd én gaat iedereen in een keer over op een nieuw systeem. Het probleem is uiteraard de kosten en mankracht die deze aanpak vergt. Er moeten licentiekosten voor twee (dure) ERP systemen worden betaald. Ook moeten werknemers de twee systemen tegelijkertijd van data voorzien. Dit is erg veel extra werk.