Met ERP uw Capaciteitsplanning verbeteren

Zoals u waarschijnlijk al weet is de zogenaamde “Project backlog” het aantal werk (projecten) wat u in de aankomende tijd nog moet leveren. Voor zakelijke dienstverleners is dit een cruciale indicator voor capaciteitsplanning. Optimale capaciteitsplanning zorgt er voor dat uw werknemers niet zonder werk komen te zitten. Door vaak hoge operationele kosten is het voor dienstverleners cruciaal dat er genoeg facturabele uren worden gerealiseerd.

Er zijn verschillende manieren om de status van uw backlog te berekenen. Sommige bedrijven houden alleen rekening met projecten waar concrete contractuele verplichtingen over zijn aangegaan. Deze manier is zeker veiliger dan andere optie waarbij projecten ook worden meegerekend die alleen zijn ingepland. Hoewel er dan een risico is dat u het beschikbare werk overschat, is dit vaak een meer accurate benadering van de te verwachten hoeveelheid werk.

Met de project backlog weet u als het goed is hoeveel werk er nog ligt, en kan dan berekenen in hoeverre uw bestaande capaciteit bezet is. Deze informatie is cruciaal wanneer u op zoek bent naar nieuwe projecten. Bij een zeer lage capaciteitsbezetting is het wellicht belangrijk om meer salesefforts te doen, of project aan te nemen die in de eerste instantie minder interessant lijken. Als u echter de luxe heeft dat de backlog goed gevuld is, kunt u juist selectiever te werk gaan en alleen werk aannemen waar u van te voren inschat dat hier het meest rendement op is te behalen. Om de continuïteit van het werk te verzekeren en de backlog goed gevuld te houden raden wij u aan om altijd een paar maanden (3 tot 4) vooruit te kijken. Uit verschillende onderzoeken blijkt dat het merendeel van de zakelijke dienstverleners slecht de helft van hun omzet vooruit gepland hebben in de aankomende drie maanden. Hier moeten dus nog zeer veel uren verkocht worden.

Een ERP systeem helpt zakelijke dienstverleners om zicht te houden op de bezetting van de beschikbare capaciteit. Zo kan een ERP projectdata (te werken uren, percentage van het project voltooid etc.) integreert met uw een CRM systeem. Zodra er via het CRM systeem een project wordt bevestigd dan kan dit direct worden omgezet in een nauwkeurige project planning, zodat uw capaciteitsplanning wordt geüpdatet.